Qu'est-ce que la fraude à la facture ?
La fraude à la facturation peut impliquer une facture falsifiée, une facture authentique modifiée ou un courriel qui détourne un paiement légitime vers d'autres coordonnées bancaires. L'usurpation d'identité d'un fournisseur peut utiliser un domaine d'apparence similaire, un nom d'affichage forgé ou une boîte aux lettres réelle compromise. Un document d'apparence professionnelle ne prouve pas que les instructions de paiement sont autorisées.
Comparer l'instruction avec une transaction précédente vérifiée. Des coordonnées bancaires modifiées, une adresse « Reply-To » inattendue ou une urgence inhabituelle sont des raisons de vérifier, non une preuve concluante de fraude. Ne supposez pas qu'une adresse électronique inchangée rend une demande légitime.
Vérifiez de manière indépendante avant de payer
Appeler le fournisseur en utilisant un numéro déjà enregistré dans un dossier fiable, plutôt qu'un nouveau numéro fourni dans le courriel de modification de paiement. Exiger une approbation séparée pour les changements de coordonnées bancaires lorsque cela est possible et documenter la vérification.
Si le paiement a déjà eu lieu, contactez rapidement la banque émettrice. Préservez les références de transaction, l'heure, le montant et les communications. Suivez les procédures de déclaration locales ; aucun service de recouvrement privé ne peut garantir que les fonds seront restitués.
Préserver un ensemble de comparaison
Conserver la facture originale, les versions révisées, le fil de discussion des messages et les coordonnées du fournisseur connues et fiables. Les formats originaux peuvent préserver les informations perdues dans les impressions ou les copies transférées. Les horodatages de fichiers et les métadonnées nécessitent un contexte et ne doivent pas être traités comme des preuves fiables de manière indépendante.
- Enregistrer les factures authentiques et suspectes sans modifier les originaux.
- Préserver les en-têtes et les pièces jointes d'e-mail originaux.
- Enregistrer les notifications bancaires et les demandes de rappel en toute sécurité.
- Documenter la vérification du fournisseur et les approbations de paiement.
- Demandez aux administrateurs autorisés de préserver les règles de boîte aux lettres et les journaux d'accès pertinents.
Construire une chronologie défendable
Enregistrer quand le changement des coordonnées bancaires est arrivé, qui l'a approuvé et quand le virement a eu lieu. Relier les conclusions importantes aux éléments de preuve. Une requête DNS effectuée après l'incident décrit ce moment ultérieur, pas nécessairement la configuration historique.
Utilisez des copies de travail expurgées pour une diffusion plus large. Gardez les coordonnées bancaires et les informations personnelles dans un stockage de preuves contrôlé uniquement si nécessaire et légal.