Wat is factuurfraude?
Factuurfraude kan een gefabriceerde rekening, een gewijzigde echte factuur of een e-mail omvatten die een legitieme betaling omleidt naar afwijkende bankgegevens. Impersonatie van een leverancier kan gebruikmaken van een lookalike domein, een vervalste weergavenaam of een gecompromitteerde echte mailbox. Een professioneel ogend document is geen bewijs dat betalingsinstructies geautoriseerd zijn.
Vergelijk de instructie met een geverifieerde eerdere transactie. Gewijzigde bankgegevens, een onverwacht Antwoord-aan-adres of ongewone urgentie zijn redenen om te verifiëren, geen afdoend bewijs van fraude. Ga er niet van uit dat een ongewijzigd e-mailadres een verzoek legitiem maakt.
Verifieer onafhankelijk voordat u betaalt
Bel de leverancier met een nummer dat al in een betrouwbaar bestand staat, in plaats van een nieuw nummer dat is verstrekt in de e-mail over de betalingswijziging. Vereis waar mogelijk een aparte goedkeuring voor wijzigingen in bankgegevens en documenteer de verificatie.
Als de betaling reeds heeft plaatsgevonden, neem dan onmiddellijk contact op met de verzendende bank. Bewaar transactiereferenties, tijd, bedrag en communicatie. Volg de lokale rapportageprocedures; geen enkele particuliere herstelservice kan garanderen dat gelden worden terugbetaald.
Bewaar een vergelijkingsset
Bewaar de originele factuur, herziene versies, de berichtketen en bekende leveranciersgegevens. Originele formaten kunnen informatie behouden die verloren gaat bij afdrukken of doorgestuurde kopieën. Bestandstijdstempels en metadata vereisen context en moeten niet worden behandeld als onafhankelijk betrouwbaar bewijs.
- Bewaar echte en verdachte facturen zonder de originelen te wijzigen.
- Bewaar originele e-mailheaders en bijlagen.
- Registreer bankmeldingen en herroepingsverzoeken veilig.
- Documenteer leveranciersverificatie en betalingsgoedkeuringen.
- Vraag geautoriseerde beheerders om relevante mailboxregels en toegangslogboeken te bewaren.
Stel een verdedigbare tijdlijn op
Registreer wanneer de wijziging van bankgegevens arriveerde, wie deze goedkeurde en wanneer de overboeking plaatsvond. Koppel materiële conclusies aan artefacten. Een DNS-query die na het incident is gedaan, beschrijft dat latere moment, niet noodzakelijkerwijs de historische configuratie.
Gebruik geredigeerde werkexemplaren voor bredere circulatie. Bewaar bankgegevens en persoonlijke informatie alleen in gecontroleerde bewijsopslag waar nodig en wettelijk toegestaan.